Путешествие по Битрикс24! Часть 1

Лето – время приключений! Не только связанных с отдыхом, но и с работой! Приглашаем вас в путешествие по Битрикс24 – мы вместе пройдемся по основному маршруту и познакомимся с самыми важными «достопримечательностями» сервиса.

Самая первая задача, которую решает компания, когда только начинает свой «переезд» в Битрикс24 – это организация виртуального офиса. Место, в котором вы соберете всех своих коллег в едином рабочем пространстве, настроите для них роли, распределите по отделам, научите пользоваться чатами и звонками, и другим функционалом.

Даже если вы захотите пользоваться CRM, как основным инструментом, вам все равно нужно зарегистрировать всех сотрудников, позвать их в нужные чаты, распределить их по отделам.

Итак, стартуем по маршруту нашего путешествия!

Шаг 1. Приглашаем сотрудников. 

Стоит начать с самого основного – сбора всех сотрудников в одном месте. Для этого есть виджет, где можно найти несколько способов для приглашения участников.

К ним относятся:

• Быстрая регистрация. Удобно, когда уже есть рабочий мессенджер, куда вы можете скинуть ссылку-приглашение для всех сотрудников сразу.
• Приглашение по e-mail.
• Массовое приглашение. Здесь вы можете ввести электронную почту или номер телефона всех сотрудников, чтобы им лично пришла ссылка на присоединение к виртуальному офису.
• С привязкой к отделу или группе. В этом варианте вы можете сразу определить сотрудника в его рабочий отдел.
• Экстранет-пользователь. Это пользователи внешней группы, которые пользуются порталом не полностью, а остаются только в рамках той группы, в которую вы его позвали. Полезен для подрядчиков, фрилансеров или партнеров.
• Пригласить интегратора. Помогает позвать партнеров для решения каких-то более сложных вопросов и проблем. Во избежание встречи с мошенниками, система проверяет каждого введенного пользователя.

Шаг 2. Настройка структуры компании.

Это иерархия вашей компании, то как она разделяется по отделам. Для чего это нужно? Это не только красивый блок для просмотра того, где кто работает, но и важный инструмент для настройки прав доступа.

Например, руководитель может иметь доступ к некоторым инструментам своих подчиненных. Это касается задач, рабочих отчетов, некоторых видов уведомлений и т.д.
В данном разделе одного и того же сотрудника можно назначить руководителем различных отделов. Но двух руководителей у отделов быть не может, это сделано для более точного функционирования и правильной рассылки уведомлений во время рабочего процесса.

Шаг 3. Чаты и звонки.

В Битрикс24 для общения есть чаты и звонки.

• В чатах вы можете писать каждому сотруднику лично, чтобы никто не имел доступа к вашей переписке, а для решения вопросов с несколькими сотрудниками – можно создать групповой чат. Интересная фишка – у чата автоматически появляется свой цвет, чтобы было легче ориентироваться в них, пока вы не дадите им название или не установите фотографию беседы. Среди полезных функций – поиск по сообщениям и закрепление особо важных чатов.
• Звонки могут быть как личные, так и групповые (до 48 человек). Одна из интересных опций во время видеозвонка – демонстрация экрана, которая в особенности удобна для наглядного просмотра презентаций. Помимо полной демонстрации для удобства можно выделить лишь одно окно, информацию из которого вы хотите донести.
• Также в Битрикс24 присутствуют видеоконференции. Помимо своих сотрудников в них вы можете пригласить сторонних участников (клиентов, партнеров). Присоединяются они с помощью ссылки.

Стоит помнить, что помимо браузерного сервиса Битрикс24 имеет версию для рабочего стола и мобильное приложение для комфортного и быстрого общения.

Шаг 4. Рабочее время.

Это один из инструментов контроля за своим виртуальным, и не только, офисом. Рабочее время включается для всех пользователей сразу, но для конкретных сотрудников можно установить собственные условия. Руководитель имеет доступ к рабочему времени всех сотрудников, руководители отделов только к своим подчиненным.

В течение рабочего дня сотрудник сам отмечает, когда он начал, ушел на перерыв или закончил работу. По завершению рабочего дня сотрудник может написать краткий отчет о проделанной работе. По итогу задачи с пунктом «сделано за день» автоматически собираются в еженедельный отчет, который можно дополнять.

Также в системе присутствует график отсутствий, где каждый сотрудник может отметить время и причину своего отсутствия на работе.

Вы не мало узнали, но впереди еще много шагов. Мы еще и половину маршрута не прошли – дальше еще полезнее и интереснее!

---