Как коммерсанту оформить страховое свидетельство на нового работника

Как коммерсанту оформить страховое свидетельство на нового работника

Самое важное в этой статье:

1. Для кого предприниматель должен оформлять страховое свидетельство

2. Какие документы коммерсанту нужно подготовить

3. Что делать, если работник страховую карточку потерял

СНИЛС — это страховой номер индивидуального лицевого счета. Он подтверждает, что гражданин зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования. И в большинстве случаев человек, устраивающийся на работу, уже имеет на руках страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, в котором и указан СНИЛС.

Однако если вы берете на работу того, кто прежде еще не работал, СНИЛСа у человека соответственно нет. А этот номер нужен, чтобы начислять страховые пенсионные взносы и сдавать отчетность в Пенсионный фонд РФ. Поэтому для вновь прибывших работников оформить СНИЛС — обязанность работодателя (ст. 65 ТК РФ). А вот как это сделать, мы расскажем в статье.

Шаг 1. Собираем пакет документов

В первую очередь вам необходимо получить от работника заявление о выдаче ему СНИЛСа (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).

Составить такое заявление можно в произвольной форме. Но убедитесь, что в заявлении будут указаны следующие сведения, необходимые для оформления СНИЛСа:

• ФИО работника;
• дата рождения;
• место рождения;
• пол;
• адрес постоянного места жительства;
• серия и номер паспорта или удостоверения личности, дата выдачи указанных документов, наименование выдавшего их органа;
• гражданство.

Образец оформления такого заявления приведен ниже.

Затем вам на основании заявления работника следует заполнить анкету по форме АДВ-1 (утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п). Заполненную анкету дайте проверить сотруднику. После того как он убедится, что данные указаны верно, попросите его расписаться.

Если сотрудник сам не может расписаться, например находится в длительной командировке, на больничном или в отпуске, необходимо указать причину, по которой работник не может поставить свою подпись в анкете и заверить ее самостоятельно.

Такой порядок установлен пунктом 10 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, которая утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее — Инструкция).

Помимо анкеты, вы должны составить опись документов, передаваемых в отделение Пенсионного фонда РФ.

Составляется опись по форме АДВ-6-1 (утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 № 192п). В ней вам следует указать количество представляемых анкет и поставить личную подпись (п. 8 Инструкции). Это актуально, если вы будете оформлять СНИЛС сразу нескольким новым сотрудникам, ведь анкету следует заполнить на каждого из них. А вот опись составляется одна на всех.

Часто задаваемые вопросы Надо ли оформлять СНИЛС иностранному работнику, с которым заключен срочный трудовой договор? Да, если срочный трудовой договор заключен на срок более шести месяцев. Поскольку в этом случае иностранный работник также признается застрахованным лицом (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). И если у него нет СНИЛСа, вы обязаны оформить его в общем порядке. А начиная с 1 января 2015 года СНИЛС следует оформлять всем иностранцам, работающим у вас по трудовому или гражданско-правовому договору. Срок действия трудового договора не будет иметь значения. Поскольку со следующего года все иностранные граждане, работающие в РФ, будут признаваться застрахованными лицами. Такие поправки в статью 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ внесены Федеральным законом от 28.06.2014 № 188ФЗ. Кто должен оформлять страховое свидетельство дистанционному работнику, трудоустраивающемуся впервые, — сам сотрудник или работодатель? Тут все зависит от того, каким образом заключается трудовой договор с дистанционным работником. Если трудовой договор о дистанционной работе вы заключаете путем обмена с потенциальным работником электронными документами, он получает страховое свидетельство самостоятельно (ст. 312.2 ТК РФ). Если же договор о дистанционной работе заключается традиционно — в бумажном варианте, обязанность по оформлению страхового свидетельства ложится на работодателя. Сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Она принесла нам заявление о замене ей страхового свидетельства. Можем ли мы ей отказать и отправить получать новое свидетельство самостоятельно? Нет, не можете. Обязанность по оформлению работнику страхового свидетельства возложена на работодателя, в частности, в случае, если данные, указанные в страховом свидетельстве, изменились. Заявление работника по форме АДВ-2 вместе с описью передаваемых документов (форма АДВ-6-1) вам в течение двух недель следует направить в территориальное отделение ПФР. При этом обратите внимание: пунктом 20 Инструкции предусмотрено, что заявление об обмене страхового свидетельства в случае изменения личных данных может заполнить как сам работник, так и кадровый работник ИП или сам коммерсант.

Шаг 2. Подаем документы в ПФР и получаем страховое свидетельство

После того как анкета и опись заполнены, вы передаете этот комплект документов в ваше территориальное отделение ПФР. Причем сделать это следует в течение двух недель с момента заключения с работником трудового договора (п. 9 Инструкции). В свою очередь специалисты фонда открывают вашему работнику индивидуальный лицевой счет и оформляют страховое свидетельство. Сделать это они обязаны в течение трех недель со дня получения от вас документов (п. 11 Инструкции). В этот же срок при необходимости чиновники фонда могут направить в ваш адрес запрос об уточнении сведений.

 

¹ Специалисты ПФР обязаны в течение трех недель рассмотреть представленные документы и оформить СНИЛС.

Оформленное страховое свидетельство сотрудники ПФР передадут вам вместе с сопроводительной ведомостью в тот же трехнедельный срок. Обратите внимание: отказать в регистрации вашего нового работника в системе страхования работники фонда могут в том случае, если уже имеется лицевой счет на застрахованное лицо с идентичными анкетными данными (п. 12 Инструкции)¹.

Шаг 3. Выдаем страховое свидетельство работнику

Выдать вашему новому работнику страховое свидетельство вы должны в течение недели после его получения. Попросите работника проверить правильность содержащихся в документе сведений и расписаться в сопроводительной ведомости о получении страхового свидетельства. В том случае, если в течение этого времени работник не смог получить свое свидетельство, вы самостоятельно проверяете правильность содержащихся в нем сведений. А потом и расписываетесь в сопроводительной ведомости (п. 14 Инструкции). После чего вам следует принять меры по передаче документа работнику.

Сопроводительную ведомость необходимо вернуть в территориальное отделение ПФР. Сделать это надо в течение месяца. На ее основании работники фонда в трехнедельный срок делают отметку в лицевом счете застрахованного лица о выдаче ему СНИЛСа (п. 18 Инструкции).

Что грозит коммерсанту, если он не оформит СНИЛС новому работнику? Непосредственно за нарушение сроков оформления СНИЛСа новым сотрудникам ответственность законодательно не установлена. Однако отсутствие этого номера в отчетности по персонифицированному учету может привести к тому, что сотрудники ПФР откажут в приеме такой отчетности. А за нарушение сроков представления персонифицированной отчетности для предпринимателей уже предусмотрена ответственность по статье 46 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Так, вам могут начислить штраф в размере 5% от суммы начисленных страховых взносов за отчетный квартал, но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 руб. Кроме того, обязанность работодателя оформлять СНИЛС новым работникам установлена ТК РФ. Поэтому отсутствие такого документа у ваших работников проверяющие могут расценить как нарушение вами законодательства о труде. За подобные нарушения вас могут привлечь к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф составляет от 1000 до 5000 руб. Поэтому рекомендуем вам все же оформлять СНИЛС новым сотрудникам своевременно.

Как быть, если работник потерял свой СНИЛС

В отличие от трудовых книжек, которые хранятся у работодателя, СНИЛС каждый работник держит у себя. И может сложиться ситуация, что страховое свидетельство пришло в негодность или потерялось. В этом случае работник имеет право обратиться к вам с заявлением о выдаче ему дубликата СНИЛСа (п. 5 ст. 7 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ, подп. «б» п. 26 Инструкции). Такое заявление составляется по форме АДВ-3, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п.

В самом заявлении необходимо указать прежний СНИЛС. Желательно приложить к заявлению документ, подтверждающий страховой номер работника. Например, у вас или у работника сохранилась ксерокопия утерянного свидетельства. Но если документа, подтверждающего номер, нет, то заявление подается без него. Вы в свою очередь в течение двух недель направляете это заявление в территориальное отделение ПФР (п. 27 Инструкции). Но не забудьте приложить опись передаваемых документов (форма АДВ61).

После получения заявления работники фонда сверяют полученные данные с информацией в базе. И в течение одного месяца принимают решение о выдаче дубликата свидетельства.

Выдать дубликат СНИЛСа работнику на руки вы обязаны не позднее недели со дня его получения. Не забудьте, что работник должен расписаться в получении свидетельства в сопроводительной ведомости (п. 14 и 28 Инструкции).

Елена Ромашкина, эксперт журнала «Бухгалтерия ИП»

Три главных совета

1. Оформлять СНИЛС сотруднику, устраивающемуся на работу впервые, следует в течение двух недель с момента заключения трудового договора.

2. Для оформления СНИЛСа работнику вам понадобится его заявление, на основании которого заполняется анкета по установленной форме.

3. Если, утратив СНИЛС, работник обратился к вам за получением дубликата, вы обязаны его оформить.